Pedagogisch werkplan per gastouder
Per gastouder een werkplan-document met vervaldatum-bewaking, herinneringsmails ruim voor afloop, en opname in het GGD-dossier. Versiebeheer + ondertekening-flow staan op de roadmap voor 1 juli 2026.
Compliance
Compliance is een product, geen bijzaak.
Vervaldatums, GGD-dossier, AVG, en de Wet Verbetermaatregelen 2026 zijn ingebouwd, niet bijgeplakt.
Wet Verbetermaatregelen 2026 - wat verandert er?
Per 1 juli 2026 worden de eisen voor gastouderopvang aanmerkelijk strenger. Hieronder per eis hoe Schriftly hem afhandelt.
7 uur bijscholing per gastouder per kalenderjaar
Cumulatieve teller per gastouder. Automatische herinnering op je telefoon bij <2 uur over en bij <1 maand voor jaareinde. Bewijsstukken (certificaten) als bijlage.
3 uur coaching per gastouder per jaar
Bezoekverslag van de pedagogisch beleidsmedewerker met onderwerp + observatie + vervolgactie. Cumulatieve teller per gastouder.
Achterwacht binnen 15 minuten reactietijd
Per gastouder een geregistreerde achterwacht met reactietijd-eis ingevuld. Validatie bij intake + jaarlijkse herhaalcheck.
Maximaal 2 bureaus per gastouder
Bij intake registreren we eventuele andere bureau-affiliaties van een gastouder. Conflict-check vóór ondertekening van de overeenkomst.
GGD-pack — alle onderdelen klaar, bundel in voorbereiding
De negen documenten die de inspectie van je vraagt zitten allemaal in Schriftly, elk met eigen vervaldatum-bewaking. De automatische bundeling tot één PDF-pakket staat op de roadmap (P7). Tot die tijd download je de losse onderdelen elk via één klik.
- ✓ Bureau-VOG (per verantwoordelijke), niet ouder dan 2 maanden bij inspectie
- ✓ Pedagogisch beleidsplan, versie + datum
- ✓ Inschrijving Kamer van Koophandel (uittreksel)
- ✓ LRK-registratie van bureau + alle voorzieningen
- ✓ Per gastouder: VOG, EHBO-certificaat, RIE, achterwacht
- ✓ Klachten- + geschillenregister (Wet kinderopvang art. 1.57b)
- ✓ Pedagogisch werkplan per gastouder
- ✓ Coaching- en bijscholingsregister cumulatief per kalenderjaar
- ✓ Foto-toestemming per kind (intern dossier, niet voor inspectie)
Privacy-by-design - vijf pijlers
Privacy zetten wij in de architectuur, niet in een footer-tekst. Dat is hoe we kindergegevens behandelen.
Data in Nederland
Alle servers staan in een Nederlands datacenter. AI-functies (foto-tagging, spraak-naar-tekst, dagverslag-suggesties) zijn op de roadmap — wij committen vooraf dat ze op-het-apparaat draaien, of via een nog-te-kiezen Europese leverancier, en nooit via OpenAI of Anthropic voor kindergegevens.
Foto's blijven op jouw infrastructuur
Foto's van de kinderen leven op de telefoon van de gastouder en op onze Nederlandse servers. Wij sturen ze niet door naar externe partijen voor analyse - vandaag niet en niet zodra de geplande AI-functies live gaan.
Gegevens per bureau apart bewaard
De gegevens van elk bureau worden apart bewaard, met een eigen slot dat alleen voor dat bureau geldt. Niemand kan zomaar bij wat van een ander bureau is.
Bureaus zien elkaars gegevens niet
Iedere bureau-eigenaar ziet alleen haar eigen gastouders, kinderen en ouders. De scheiding zit in de fundering van Schriftly - niet alleen op het scherm. Een vergissing kan er niet doorheen.
Ouders zien wie iets over hun kind bekeek
Iedere ouder kan in de app zien wanneer welke gastouder of bureaumedewerker iets over haar kind opende of exporteerde. Inzage-recht uit de AVG, in de praktijk gebracht.
BKR - meteen tijdens het plannen, niet achteraf
De Beleidsregel Kwaliteit Kinderopvang (BKR) bepaalt hoeveel kinderen een gastouder gelijktijdig op kan vangen, gefilterd op leeftijdsgroepen. Bij elke planning checkt Schriftly of de combinatie kan - overschrijdingen worden voorkomen, niet later gerapporteerd.
- ● Meteen tijdens het plannen een controle bij elke nieuwe planning of ruildag.
- ● Bij regelwijziging eerst waarschuwen voordat we blokkeren, zodat een bureau zich kan voorbereiden.
- ● Audit-trail: welke beslissing werd genomen, op welke regelversie.
- ● BKR-portfolio-matrix: bureau-overzicht over de afgelopen 30 dagen.
AVG - wat we van jou nodig hebben en wat wij regelen
Wij regelen
- ✓Verwerkersovereenkomst (DPA) met jouw bureau bij signup.
- ✓Sub-processor-lijst publiek beschikbaar op /dpa.
- ✓Datalek-meldingsketen (binnen 24u aan controllers, 72u aan AP).
- ✓Data-portabiliteit + verwijdering binnen 30 dagen op verzoek.
- ✓DPIA-document op aanvraag.
Jij regelt
- ✓Foto-toestemming per kind verzamelen via de ouder-app (wij faciliteren).
- ✓Privacyverklaring naar je eigen ouders (template leveren wij).
- ✓Inzage-, correctie- en verwijderingsverzoeken doorzetten.
- ✓Eigen gegevens bij beëindiging exporteren of laten verwijderen.